Règlement intérieur du conseil d’administration

Consultez l'information compl�mentaire de ce texte

Le conseil d’administration de Pôle emploi,

Vu le code du travail, notamment les articles L.5312-1, L.5312-2, L.5312-5 et R.5312-14,

Vu l’ordonnance n° 2014-1329 du 6 novembre 2014 relative aux délibérations à distance des instances administratives à caractère collégial,

Vu la délibération n° 2018-40 du 21 novembre 2018 approuvant le règlement intérieur du conseil d’administration,

Après en avoir délibéré le 19 mars 2020,

Décide :

Article 1

Le règlement intérieur du conseil d’administration, dans sa rédaction modifiée annexée à la présente délibération, est approuvé.

Article 2

La présente délibération est publiée au Bulletin officiel de Pôle emploi.

La délibération n° 2018-40 du 21 novembre 2018 est abrogée.

Fait à Paris, le 19 mars 2020.

Le Président du conseil d’administration,

François Nogué


Annexe : Règlement intérieur du conseil d’administration de Pôle emploi

Vu le code du travail, notamment ses articles L. 5312-1, L. 5312-2, L. 5312-4, L. 5312-5 et R. 5312-6 à R. 5312-17,

Vu l’ordonnance n° 2014-1329 du 6 novembre 2014 relative aux délibérations à distance des instances administratives à caractère collégial,

Vu le décret n° 55-733 du 26 mai 1955 relatif au contrôle économique et financier de l’Etat,

Vu la délibération n° 2020-25 du conseil d’administration de Pôle emploi du 19 mars 2020 arrêtant le règlement intérieur du conseil d’administration,

Préambule

Pôle emploi est un établissement public administratif doté de la personnalité morale et de l’autonomie financière, participant au service public de l’emploi dans les conditions définies aux articles L. 5311-1 et suivants du code du travail et dont les missions sont fixées à l’article L. 5312-1 du même code.

Il est administré par un conseil d’administration et dirigé par un directeur général qui, notamment, prépare les délibérations du conseil et en assure l’exécution (articles L. 5312-2 et L. 5312-6 du code du travail).

Le conseil d’administration de Pôle emploi règle par ses délibérations les affaires relatives à l’objet de l’établissement (article L. 5312-5 du code du travail). Ses attributions sont définies aux articles R. 5312-6 et R. 5312-22 du même code. Le conseil désigne en son sein un comité d’audit, auquel assiste le représentant du contrôle général économique et financier auprès de Pôle emploi, ainsi qu’un comité d’évaluation (articles L. 5312-5 et R. 5312-14 du code du travail).

Le conseil d’administration de Pôle emploi, composé comme indiqué à l’article L. 5312-4 du code du travail, comprend 19 membres, dont 17 peuvent avoir un suppléant. Les membres du conseil et leurs éventuels suppléants sont nommés par arrêté du ministre chargé de l’emploi pour trois ans renouvelables (articles L. 5312-4, R. 5312-8, R. 5312-9 et R. 5312-11 du code du travail).

Un membre décédé, démissionnaire ou qui a perdu la qualité au titre de laquelle il a été nommé est remplacé par arrêté du ministre chargé de l’emploi dans un délai de trois mois, suivant les mêmes règles que celles prévues pour la désignation du membre remplacé. Toutefois, le mandat du nouveau membre expire à la date à laquelle aurait normalement pris fin celui de son prédécesseur (article R. 5312-12 du code du travail).

Les principales modalités de fonctionnement et de réunion du conseil d’administration de Pôle emploi sont fixées aux articles R. 5312-13 à R. 5312-17 du code du travail.

Article 1 – Objet du présent règlement intérieur

Le présent règlement intérieur a pour objet, conformément aux dispositions de l’article R. 5312-14 du code du travail, de préciser les modalités de fonctionnement du conseil d’administration, de déterminer la composition, les attributions et les conditions de recours à des compétences extérieures du comité d’audit et des comptes et du comité stratégique et d’évaluation, ainsi que les modalités de remboursement des frais de déplacement, de séjour et, le cas échéant, de pertes de salaire ou de revenu des membres du conseil et des comités du fait de l’exercice de leurs fonctions.

Article 2 – Convocation et réunion du conseil d’administration

Il résulte des articles R. 5312-13 et R. 5312-15 du code du travail que le conseil d'administration, convoqué par son président, se réunit au minimum six fois par an et que la convocation est de droit si elle est demandée par le ministre chargé de l'emploi, le directeur général ou la majorité des membres, sur un ordre du jour déterminé.

Cette majorité s’entend de la majorité absolue des membres composant le conseil.

La convocation est adressée par messagerie électronique à chaque membre du conseil, à son suppléant, et au représentant du contrôle général économique et financier, au moins cinq jours francs avant la date de la réunion. Elle précise la date, l'heure et l'ordre du jour de la réunion.

Sans préjudice des dispositions de l’article R. 5312-16 du code du travail, ce délai de cinq jours peut être réduit en cas d'urgence à trois jours. Le président apprécie l'urgence de la convocation, qui doit être réelle et motivée.

Les documents utiles à l’information des membres du conseil, titulaires et suppléants, ainsi qu’au représentant du contrôle général économique et financier, sont mis à leur disposition via un portail sécurisé dédié.

En cas de force majeure rendant impossible :

  • l’envoi de la convocation par voie électronique, celle-ci est adressée par voie postale ;
  • la mise à disposition des documents visés à l’alinéa 5 du présent article, ceux-ci sont adressés par messagerie électronique et, en cas d’impossibilité, par voie postale.

Les adresses électroniques et postales sont celles indiquées par chaque destinataire.

Sauf précision contraire figurant dans la convocation, les réunions du conseil d'administration se tiennent au siège de la direction générale de Pôle emploi.

Article 3 – Ordre du jour

L'ordre du jour de chaque réunion est arrêté, sur proposition du directeur général, par le président, après consultation des vice-présidents (article R. 5312-15 du code du travail).

A titre exceptionnel, ou en cas de survenance d’un événement particulier entre la date de la convocation et la date de la réunion du conseil le justifiant, le président peut, sur proposition du directeur général, décider, en début de séance, la modification, l’ajout ou la suppression d’un point inscrit à l'ordre du jour.

Le directeur général prépare les délibérations du conseil et en assure l’exécution (article L. 5312-6 du code du travail).

Article 4 – Président et vice-présidents

Le président est élu par le conseil d’administration en son sein. Il est assisté par deux vice-présidents, également élus par le conseil.

En cas d'empêchement temporaire, le président est remplacé par l’un des deux vice-présidents. Lorsqu’il remplace le président, le vice-président dispose de l’ensemble des prérogatives du président.

En cas d'empêchement définitif du président ou d’un vice-président résultant de l’un des cas visés à l’article R. 5312-12 du code du travail, après qu’un nouveau membre du conseil ait été nommé par arrêté ministériel, il est procédé à l’élection d’un nouveau président ou vice-président.

Article 5 – Suppléants

Conformément aux dispositions de l’article R. 5312-9 du code du travail, chaque membre du conseil d’administration, à l'exception des personnalités qualifiées, peut, en cas d’empêchement, se faire représenter par son suppléant, qui a alors droit de vote.

En dehors de cette circonstance, un membre suppléant ne participe pas aux réunions du conseil d’administration.

Article 6 – Tenue des reunions

Le président ouvre la séance, veille à ce que les membres présents émargent la liste de présence et s’assure que le quorum est atteint. Il organise et dirige les débats.

Le conseil d'administration statue sur les délibérations portées à l'ordre du jour.

Le conseil peut décider de faire appel à des experts ou des personnalités extérieures pour éclairer les débats.

Le directeur général et le représentant du contrôle général économique et financier participent aux séances du conseil d'administration avec voix consultative (article R. 5312-10 du code du travail). A titre exceptionnel, en cas d’empêchement, le directeur général peut se faire représenter par un directeur général adjoint.

Le directeur général peut se faire accompagner par un ou plusieurs de ses collaborateurs ou par des tiers, à titre d'experts sur l'une des questions à l'ordre du jour. Ces collaborateurs et tiers ne peuvent participer aux votes. Sous cette réserve, les réunions du conseil d'administration ne sont pas publiques.

Le président clôt les débats et lève la séance.

Article 7 – Quorum

Conformément aux dispositions de l’article R. 5312-16 du code du travail, le conseil d'administration ne peut valablement délibérer que si au moins dix de ses membres sont présents.

Si le quorum n'est pas atteint, le défaut de quorum doit être constaté dans le procès verbal de la réunion du conseil d’administration et celui-ci doit être à nouveau convoqué dans un délai de quinze jours francs. Le conseil délibère alors valablement quel que soit le nombre des membres présents.

Sans préjudice des dispositions du deuxième alinéa de l’article 3, le conseil est à nouveau convoqué sur le même ordre du jour.

Article 8 – Votes

8.1 – Majorité requise

Conformément aux dispositions des articles R. 5312-8 et R. 5312-16 du code du travail, les décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés, à l’exception :

  • de l’élection du président du conseil et des deux vice-présidents, laquelle intervient à la majorité absolue des suffrages exprimés ;
  • des décisions relatives au budget initial, à ses révisions, aux emprunts et encours maximum des crédits de trésorerie, qui sont prises à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés (article L. 5312-5 du code du travail).

En cas de partage égal de voix, celle du président est prépondérante.

Le vote par procuration est admis en cas d’absence du membre titulaire et de son suppléant. Toutefois, un membre du conseil ne peut être porteur que d’une procuration. Celle-ci doit être donnée par écrit. Elle est remise au président en début de séance.

Si un membre doit s’absenter avant qu’il ait été délibéré sur l’ensemble des points inscrits à l’ordre du jour, il peut donner une procuration à un membre de son choix. Elle est remise au président.

8. 2 – Vote à main levée et vote à bulletin secret

Le vote se fait à main levée. Par exception et sur demande du président ou d’une majorité des membres, il peut être procédé à un vote à bulletin secret.

En cas de vote à bulletin secret, les membres utilisent les bulletins et le matériel mis à leur disposition par le secrétariat du conseil. Sous la direction et le contrôle du directeur général, le secrétariat recense les bulletins, procède au dépouillement, annonce les résultats et conserve bulletins et résultats.

Article 9 – Délibération à distance du conseil

En cas d’urgence ou de situation exceptionnelle ne permettant pas de réunir le conseil dans les conditions définies à l’article 2, le président peut décider, sur proposition du directeur général et sauf délibération intervenant dans le cadre d’une procédure de sanction, qu’une délibération est organisée au moyen d’une conférence audiovisuelle et/ou téléphonique dans des conditions garantissant l’identification de chacun des membres du conseil et le respect de la confidentialité vis-à-vis des tiers.

Cette modalité de réunion à distance du conseil est précisée dans la convocation.

Le vote intervient soit à main levée dans le cadre d’une conférence audiovisuelle et à haute et intelligible voix dans le cadre d’une conférence téléphonique, soit, au choix du Président, via le portail sécurisé dédié mentionné à l’article 2. Il ne peut être procédé à un vote à bulletin secret.

La réunion à distance du conseil fait l’objet d’un procès-verbal des débats et d’un relevé de décisions dans les conditions fixées à l’article 13.2. Conformément aux dispositions de l’article 6, le conseil peut, sous réserve de leur identification, faire appel à des experts ou des personnalités extérieures pour éclairer les débats.

Les autres dispositions du règlement intérieur sont applicables aux réunions à distance du conseil.

Article 10 – Droits et obligations des membres du conseil et des comites

Le mandat des membres du conseil d'administration, du comité stratégique et d’évaluation et du comité d’audit et des comptes est gratuit, sous réserve du remboursement des frais de déplacement et de séjour, ainsi que, le cas échéant, de perte de salaire (article R. 5312-11 du code du travail) ou de revenu. Les modalités et le barème du remboursement frais de déplacement et de séjour ainsi que le montant des indemnités versées pour pertes de salaire ou de revenu sont fixés par délibération distincte du conseil d’administration.

Les membres du conseil d’administration et des comités s’adressent au directeur général pour toute demande de documentation et d’information.

Article 11 – Obligation de confidentialité et de discrétion

Les membres du conseil d’administration, collaborateurs et tiers mentionnés à l’article 6 et les membres des comités visés à l’article 15 sont tenus au respect de la confidentialité des débats et à une obligation de discrétion concernant les informations portées à leur connaissance dans le cadre de leurs fonctions dès lors que ces  informations sont réputées confidentielles.

Article 12 – Conflits d’intérêts

Les membres du conseil d’administration sont tenus de déclarer à son président, au plus tard en début de séance, toute situation de conflits d’intérêts potentielle ou avérée sur un point inscrit à l’ordre du jour. Si le président est confronté lui-même à cette situation, il en réfère à l’un des vice-présidents.

Au sens du présent règlement, est un conflit d’intérêts toute situation d’interférence entre l’intérêt de Pôle emploi et un ou plusieurs intérêts publics ou privés lorsque cette situation est indépendante de l’intérêt du ministère, de l’organisation ou de l’association que les membres du conseil représentent.

Le membre du conseil d’administration concerné ne peut ni participer aux débats ni au vote afférents au projet de délibération correspondant. S’il est remplacé par son suppléant, il ne peut lui donner d’instructions. Il ne peut donner procuration pour voter sur ce projet.

Article 13 – Délibérations, relèves de décisions et proces verbaux

13.1 – Délibérations

Les délibérations du conseil sont signées par le président de séance et, après approbation, numérotées. Le directeur général en assure l’exécution (article L. 5312-6 du code du travail).

Les délibérations font l’objet d’une publication au bulletin officiel de Pôle emploi, sauf si la publication est de nature à porter atteinte à la vie privée d’agents de l’établissement ou de tiers.

13.2 – Relevés de décisions et procès-verbaux

Un procès-verbal des débats (article R. 5312-17 du code du travail) et un relevé de décisions sont établis après chaque séance du conseil d’administration. Le procès-verbal ne devient définitif qu’après approbation par les membres du conseil à la séance suivante.

Les procès-verbaux définitifs et relevés de décisions sont mis à disposition de chaque membre titulaire et suppléant du conseil et du représentant du contrôle général économique et financier, sous forme dématérialisée, via le portail sécurisé dédié mentionné à l’article 2.

Les relevés de décisions sont adressés aux directeurs généraux adjoints, aux directeurs et aux directeurs régionaux à leur adresse électronique.

Article 14 – Secrétariat du conseil

Le secrétariat du conseil d’administration est assuré à la diligence du directeur général (article R. 5312-17 du code du travail).

Pour la période antérieure au 1er janvier 2017, les originaux des délibérations et la version définitive des relevés de décisions et des procès-verbaux sont conservés par le secrétariat du conseil à la direction générale de Pôle emploi. Le secrétariat tient les procès-verbaux et relevés de décisions à la disposition des membres du conseil et du représentant du contrôle général économique et financier. Les demandes de consultation sont adressées au secrétaire du conseil, qui répond dans un délai de huit jours francs.

A compter du 1er janvier 2017, ces documents sont mis à la disposition des membres du conseil et du représentant du contrôle général économique et financier via le portail sécurisé dédié mentionné à l’article 2.

Article 15 – Comités

En application de l’article L. 5312-5 du code du travail, le conseil d’administration désigne en son sein un comité d’audit, dénommé « comité d’audit et des comptes » et un comité d’évaluation, dénommé « comité stratégique et d’évaluation ».

Leur composition, leurs attributions et les conditions dans lesquelles ils peuvent avoir recours à des compétences extérieures sont précisées dans le règlement intérieur de chacun de ces comités, approuvé par le conseil d’administration conformément aux dispositions de l’article R. 5312-14 du code du travail.

Article 16 – Entrée en vigueur et modification

Le présent règlement intérieur est applicable dès la première réunion du conseil suivant son adoption.

Un exemplaire de ce règlement est mis à la disposition de chaque membre, titulaire ou suppléant, du conseil et au représentant du contrôle général économique et financier via le portail sécurisé dédié mentionné à l’article 2.

Le secrétariat du conseil le tiendra à disposition au cours de chaque réunion du conseil.

Le présent règlement ne peut être modifié que par une nouvelle délibération du conseil d’administration adoptée à la condition de majorité requise à l’article 8, paragraphe 8.1.

Cette délibération abroge la déliberation n° 2018-40 du 21 novembre 2018 publiée au Bulletin officiel de Pôle emploi n° 2018-96 du 27 novembre 2018.

 

Télécharger l'annexe :

Règlement intérieur du conseil d’administration de pôle emploi