Annexe : Règlement intérieur des instances paritaires régionales (IPR) et territoriales (IPT)
Vu le code du travail, notamment les articles L. 1233-65 et suivants, L. 5312-1, L. 5312-2, L. 5312-5, L. 5312-10, L. 5424-20, L. 5426-1-1 et L. 5524-3, et les articles R. 5312-6 et R. 5312-28 à R. 5312-30,
Vu l’ordonnance n° 2014-1329 du 6 novembre 2014 relative aux délibérations à distance des instances administratives à caractère collégial,
Vu le décret n° 2019-797 du 26 juillet 2019 relatif au régime d’assurance chômage, modifié par le décret n°2019-1106 du 30 octobre 2019, et notamment les articles 46 et 46 bis de l’annexe A relative au règlement d’assurance chômage et l’article 35 et l’annexe IX de l’annexe B relative au régime d’assurance chômage applicable à Mayotte,
Vu la délibération du conseil d'administration de Pôle emploi n° 2009-33 du 3 juin 2009 portant acceptation de la décision du bureau de l’Unédic du 22 avril 2009 relative à l’admission en non-valeur des créances de l’assurance chômage irrécouvrables,
Vu les délibérations du conseil d'administration de Pôle emploi n° 2009-49 du 10 juillet 2009 et n° 2014-49 du 26 novembre 2014 portant respectivement acceptation des décisions du bureau et du conseil d’administration de l’Unédic des 26 juin 2009 et 24 octobre 2014,
Vu la délibération du conseil d'administration de Pôle emploi n° 2018-42 du 21 novembre 2018 relative à l’organisation des instances paritaires régionales et territoriales au sein des directions régionales de Pôle emploi à compter du 1er janvier 2019,
Vu la délibération n° 2019-12 -du 12 mars 2019 portant organisation générale de Pôle emploi,
Vu, ensemble, l’accord national interprofessionnel du 8 décembre 2014 relatif au contrat de sécurisation professionnelle (CSP), notamment l’article 22, et la convention du 26 janvier 2015 relative au CSP et ses avenants,
Vu la convention pluriannuelle conclue par l’Etat, l’Unédic et Pôle emploi le 20 décembre 2019, en particulier le point 5 de la partie 2 et l’annexe 3,
Vu la délibération du conseil d’administration de Pôle emploi n° 2020-36 en date du 3 juin 2020 approuvant le présent règlement intérieur,
Préambule
Pôle emploi est une institution nationale publique dotée de la personnalité morale et de l’autonomie financière, participant au service public de l’emploi dans les conditions définies aux articles L. 5311-1 et suivants du code du travail et dont les missions sont fixées à l’article L. 5312-1 du même code.
Pôle emploi a notamment pour mission d’assurer pour le compte de l’Unédic, l’organisme gestionnaire du régime d’assurance chômage, le service de l’allocation d’assurance.
Pôle emploi est organisé en une direction générale et des directions régionales. Au sein de chaque direction régionale, l’article L. 5312-10 du code du travail prévoit qu’une instance paritaire régionale (IPR) est créée.
L’IPR est principalement chargée de veiller à l’application des accords relatifs à l’assurance chômage visés à l’article L. 5422-20 du code du travail ; elle statue sur les cas individuels prévus par ces accords, selon les modalités d’examen qu’ils définissent, et par la loi. Elle est consultée sur la programmation des interventions au niveau territorial (convention pluriannuelle Etat-Unédic-Pôle emploi et code du travail, article L. 5312-10).
Afin de tenir compte de la charge d’activité et d’assurer un service de proximité, conformément au troisième alinéa de l’article L. 5312-10 du code du travail, il peut être créé au sein de Pôle emploi, par délibération de son conseil d’administration, des instances paritaires territoriales ou spécifiques exerçant tout ou partie des missions prévues par la loi et par le règlement de l’assurance chômage susmentionnés.
Article 1 – Objet
Le présent règlement intérieur a pour objet de préciser les modalités de réunion et de fonctionnement des instances paritaires dans le cadre fixé aux articles R. 5312-28 à R. 5312-30 du code du travail, leurs attributions, les conditions dans lesquelles elles peuvent avoir recours à des compétences extérieures ou à des demandes d’audit, ainsi que les modalités de remboursement des frais de déplacement, de séjour et, le cas échéant, de pertes de salaires de leurs membres du fait de l’exercice de leurs fonctions, en conformité avec la convention pluriannuelle conclue par l’Etat, l’Unédic et Pôle emploi susvisée.
Il définit également les moyens dont disposent les instances pour remplir leurs missions.
Pour l’application du présent règlement intérieur, le sigle « IPR » désigne l’instance paritaire régionale, le sigle « IPT » désigne l’instance paritaire territoriale et, utilisés aux articles 1 à 13 et 15, les termes « instance paritaire » visent l’IPR ou l’IPT et les termes « instances paritaires », les IPR et IPT.
Les dispositions des articles R. 5312-28 et R. 5312-29 du code du travail relatifs aux IPR sont applicables aux IPT.
Article 2 – Membres titulaires et membres suppléants
Les instances paritaires sont composées de cinq membres représentant les employeurs et de cinq membres représentant les salariés désignés par les organisations syndicales d’employeurs et de salariés représentatives au plan national et interprofessionnel gestionnaires de l’assurance chômage. Chaque membre doit avoir un suppléant désigné dans les mêmes conditions que le titulaire (code du travail, article R. 5312-28, alinéas 1 et 2).
Les confédérations syndicales nationales d’employeurs et de salariés représentatives au plan national et interprofessionnel notifient au président du conseil d’administration de Pôle emploi le nom de leurs représentants titulaires et suppléants au sein de chaque instance paritaire.
Les membres des instances paritaires et leurs suppléants sont désignés pour trois ans renouvelables (article R. 5312-28, alinéa 2).
Les mandats des membres des instances paritaires sont réputés arriver à terme le 31 décembre de chaque période triennale.
En cas de nécessité, le conseil d’administration de Pôle emploi peut, par délibération spécifique, proroger, pour une durée maximum de 12 mois, les mandats des membres des instances paritaires.
Lors du renouvellement de l’ensemble des mandats, lorsque le président du conseil d’administration de Pôle emploi constate que la composition de l’instance paritaire est conforme au règlement, il notifie au directeur régional concerné, sous couvert du directeur général, la liste des membres titulaires et suppléants la composant.
Un membre décédé, démissionnaire ou qui a perdu la qualité au titre de laquelle il a été désigné, est remplacé dans un délai de trois mois, conformément aux dispositions de l'alinéa 1er du présent article. Toutefois, le mandat du nouveau membre expire à la date à laquelle aurait normalement pris fin celui de son prédécesseur (article R. 5312-28, alinéa 4).
Chaque membre de l’instance paritaire, peut, en cas d’empêchement se faire représenter par son suppléant, qui a alors droit de vote (article R. 5312-28, alinéa 2).
En dehors du cas prévu à l’alinéa précédent, les membres suppléants des instances paritaires peuvent assister aux séances de l’instance sans droit de vote.
Article 3 – Incompatibilités
3.1 – Incompatibilités de désignation
La fonction d’agent ou de salarié de Pôle emploi ou de salarié de l’Unédic est incompatible avec celle de membre d’une instance paritaire.
Un ancien agent ou salarié de Pôle emploi ou salarié de l’Unédic ne peut être désigné qu’au terme d’un délai de trois ans après la date de cessation de son activité.
3.2 – Incompatibilités d’exercice
Lorsqu’un membre de l’instance paritaire est lié, sous quelque forme que ce soit, à une entreprise ou à un demandeur d’emploi dont le dossier est soumis à l’instance, ce membre ne peut ni participer aux débats, ni voter, ni donner des consignes de vote à son suppléant concernant ce dossier.
Article 4 – Président et vice-président
Tous les ans, au cours de la première réunion de l’exercice, les deux collèges de l’instance paritaire élisent ensemble, parmi leurs membres titulaires, un président et un vice-président. Les mandats du président et du vice-président sont réputés se terminer le 31 décembre de chaque année. L’ordre du jour de la première réunion de l’exercice débute par l’élection des président et vice-président de l’instance paritaire. Le doyen d’âge assure la présidence jusqu’à cette élection.
Le président et le vice-président ne peuvent appartenir au même collège (code du travail, article R. 5312-28, alinéa 3). La présidence est assurée alternativement tous les ans par un représentant du collège « employeurs » et par un représentant du collège « salariés ».
En cas d'empêchement exceptionnel et temporaire, le président est remplacé par le vice-président. Lorsqu’il remplace le président, le vice-président dispose de l’ensemble des prérogatives du président.
En cas d'empêchement du président et du vice-président à participer à une réunion de l’instance paritaire, les membres de l’instance paritaire présents désignent alors un président de séance dans le collège du président empêché, si les conditions de quorum sont respectées. Ce président dispose alors de l’ensemble des prérogatives liées à la fonction de président. Cette disposition est applicable que l’empêchement visé ait lieu au départ de la réunion ou au cours de celle-ci.
En cas d'empêchement définitif du président ou du vice-président (décès, démission, perte de la qualité au titre de laquelle il a été nommé, nouveau domicile ou nouvelle activité professionnelle situés en dehors de la région), après qu’un nouveau membre de l’instance paritaire a été désigné, il est procédé à l’élection d’un nouveau président ou vice-président issu du même collège. En l’attente de l’élection d’un nouveau président, le vice-président exerce les fonctions de président par intérim. Il dispose alors de l’ensemble des prérogatives dont disposait le président empêché jusqu’à l’élection d’un nouveau président.
Article 5 – Convocation et réunion des instances paritaires
L’instance paritaire se réunit en tant que de besoin et au minimum huit fois par an.
L’instance paritaire est convoquée par son président (code du travail, article R. 5312-29). La convocation de l’IPR est de droit si elle est demandée par la majorité des membres de l’IPR. La majorité susvisée s’entend de la majorité absolue des membres composant l’IPR.
La première convocation suivant un renouvellement triennal est adressée par le directeur régional.
La convocation, précisant la date, l’heure et le lieu de la réunion, est adressée à chaque membre de l’instance paritaire et à son suppléant, au moins quinze jours francs avant la date de la réunion.
L’ordre du jour de la réunion doit être adressé au moins 5 jours francs avant la date de la réunion. Ce délai de cinq jours peut être réduit en cas d'urgence à trois jours. Le président apprécie l'urgence de la convocation.
La convocation, l’ordre du jour ainsi que les documents relatifs à l’ordre du jour sont adressés par messagerie électronique à chaque membre de l’instance paritaire.
En cas d’impossibilité d’envoi de la convocation, de l’ordre du jour et des documents associés par voie électronique, ceux-ci sont adressés par voie postale.
Les adresses électroniques et postales sont celles indiquées par chacun des membres de l’instance paritaire.
Sauf précision contraire figurant dans la convocation, les réunions de l’IPR se tiennent habituellement au siège de la direction régionale de Pôle emploi.
Article 6 – Ordre du jour
L'ordre du jour de chaque réunion est arrêté par le président (code du travail, article R. 5312-29), après consultation du vice-président, sur proposition du directeur régional.
A titre exceptionnel, ou en cas de survenance d’un événement particulier le justifiant entre la date de la convocation et la date de la réunion de l’instance paritaire, le président, ou le directeur régional en accord avec le président, peuvent proposer, en début de séance, la modification, l’ajout ou la suppression d’un point inscrit à l'ordre du jour. S’il y a lieu, les documents utiles à l'information des membres de l’instance paritaire sont remis en séance. Il est statué sur cette proposition dans les conditions de quorum et de majorité requises aux articles 8 et 9 du présent règlement.
Le directeur régional prépare les délibérations de l’instance paritaire et en assure l’exécution.
L’ordre du jour de la première réunion suivant un renouvellement triennal est limité à l’élection du président et du vice-président de l’instance paritaire, à la présentation de l’organisation et du fonctionnement de celle-ci et des services régionaux de Pôle emploi, et, le cas échéant, à l’adoption du procès-verbal de la dernière réunion de l’exercice précédent. Le doyen d’âge assure la présidence de la réunion jusqu’à ce que le président ait été élu.
Article 7 – Tenue des réunions
7.1 – Dispositions générales
Le président ouvre la séance, veille à ce que les membres présents émargent la liste de présence et s’assure que le quorum est atteint. Il organise et dirige les débats.
L’instance paritaire est consultée et/ou statue sur les délibérations portées à l'ordre du jour.
L’instance paritaire peut décider de faire appel à des experts de Pôle emploi, de l’Unédic ou à des personnalités du service public de l’emploi pour éclairer les débats.
Le directeur régional participe aux séances de l’instance paritaire sans droit de vote. Il peut se faire accompagner par un ou plusieurs de ses collaborateurs ou par des tiers, à titre d'experts, sur l'une des questions portées à l'ordre du jour. Le directeur régional, ces collaborateurs et tiers ne peuvent participer aux votes. Sous cette réserve, les réunions de l’instance paritaire ne sont pas publiques.
En cas d’empêchement, le directeur régional peut se faire représenter par l’un de ses collaborateurs.
Le président clôt les débats et lève la séance.
7.2 – Réunions à distance
En cas d’urgence ou de situation exceptionnelle ne permettant pas de réunir l’instance paritaire dans les conditions définies à l’article 5, le président peut décider, après consultation du vice-président, sur proposition du directeur régional, qu’une réunion est organisée au moyen d’une conférence audiovisuelle et/ou téléphonique dans des conditions garantissant l’identification de chacun des membres de l’instance paritaire et le respect de la confidentialité vis-à-vis des tiers.
Cette modalité de réunion à distance de l’instance paritaire est précisée dans la convocation.
Lors de l’ouverture de la séance, le président procède à l’appel afin de s’assurer de la présence de chacun des membres et que le quorum est atteint. Il s’en assure également avant chaque vote, le cas échéant.
Le vote intervient soit à main levée dans le cadre d’une conférence audiovisuelle et à haute et intelligible voix dans le cadre d’une conférence téléphonique. Il ne peut être procédé à un vote à bulletin secret.
La réunion à distance de l’instance paritaire fait l’objet d’un procès-verbal dans les conditions fixées à l’article 13.2. L’instance paritaire peut, sous réserve de leur identification, faire appel à des experts ou des personnalités extérieures pour éclairer les débats, dans les conditions fixées à l’article 7.1.
Les autres dispositions du règlement intérieur sont applicables aux réunions à distance de l’instance paritaire.
Article 8 – Quorum
L’instance paritaire ne peut valablement délibérer que si au moins trois membres de chaque collège sont présents ou représentés.
En cas d’empêchement d’un membre titulaire, ce dernier doit s’assurer de la présence de son suppléant. Si les deux sont empêchés, le titulaire ou, en son absence, le suppléant, peut donner procuration à un membre du même collège. Chaque membre de l’instance paritaire ne peut être porteur que de deux procurations données par deux membres titulaires, ou suppléants, appartenant au même collège. Celles-ci doivent être données par écrit et être remises au président en début de séance ou, à défaut, en cours de séance, au moment du départ de l’intéressé.
Il appartient au président de s'assurer que le quorum demeure atteint pour toutes les délibérations ou décisions prises pendant la séance.
Si le quorum n'est pas atteint, le défaut de quorum doit être constaté dans le procès-verbal de la réunion correspondante de l’instance paritaire et celle-ci doit être à nouveau convoquée dans un délai de dix jours francs. L’instance paritaire délibère alors valablement quel que soit le nombre des membres présents ou représentés.
Sans préjudice des dispositions du deuxième alinéa de l’article 6, l’instance paritaire est à nouveau convoquée sur le même ordre du jour.
Article 9 – Votes
9.1 – Majorité requise
Dès lors que les conditions du quorum sont réunies, et quel que soit alors le nombre de membres présents ou représentés de chaque collège, les avis ou décisions sont pris à la majorité absolue des suffrages exprimés par les membres présents ou représentés.
En cas de partage égal des voix, les services régionaux de Pôle emploi instruisent à nouveau le dossier qui est représenté à l’instance paritaire à la séance suivante. Lorsqu’il est statué sur un cas individuel au sens du paragraphe 12.3 de l’article 12 et qu’il est constaté une seconde fois un partage égal des voix, la demande formée est réputée rejetée et le directeur régional notifie une décision de rejet, s’il y a lieu à notification.
Le vote par procuration est admis en cas d’absence du membre titulaire et de son suppléant.
9. 2 – Vote à main levée et vote à bulletin secret
Le vote se fait à main levée. Par exception et sur demande du président ou d’une majorité des membres, il peut être procédé à un vote à bulletin secret.
En cas de vote à bulletin secret, les membres utilisent les bulletins et le matériel mis à leur disposition par le secrétariat de l’instance paritaire. Sous la direction et le contrôle du directeur régional, le secrétariat recense les bulletins, procède au dépouillement, annonce les résultats et conserve bulletins et résultats.
Article 10 – Droits et obligations des membres des instances paritaires
Le mandat des membres des instances paritaires est gratuit, sous réserve du remboursement des frais de déplacement et de séjour, ainsi que, le cas échéant, de perte de salaire (code du travail, article R. 5312-28, dernier alinéa) ou, pour les membres en activité non titulaires d’un contrat de travail, de perte de revenu. Ces remboursements sont dus y compris lorsque la réunion fait l’objet d’un procès-verbal de carence.
Les modalités et le barème du remboursement des frais de déplacement et de séjour des membres de l’instance paritaire sont fixés par délibération spécifique du conseil d’administration de Pôle emploi.
Le montant des indemnités versées pour pertes de salaire subies ou pour pertes de revenus à l'occasion de l'exercice de leurs fonctions correspond, dans le premier cas, au montant des salaires et primes perdus conformément à la délibération spécifique du conseil d’administration de Pôle emploi prise pour l’application du présent règlement intérieur et, dans le deuxième cas, à une indemnité forfaitaire fixée dans les mêmes conditions.
Les membres des IPR et des IPT doivent être domiciliés dans la région au sein de laquelle ces instances paritaires sont compétentes géographiquement ; à défaut d’être domiciliés dans la dite région, les membres de ces instances doivent exercer leur activité professionnelle dans cette région. En cas de changement de domicile, de changement d’activité professionnelle ou de perte d’activité professionnelle en cours de mandat entraînant un départ de la région concernée, le mandat prend fin et il est procédé au remplacement du membre dans les conditions fixées à l’article 2 du présent règlement.
Les membres de l’instance paritaire s’adressent au directeur régional de Pôle emploi pour toute demande d’information relative aux dispositions du présent article. Le directeur régional répond dans les meilleurs délais.
Article 11 – Obligation de confidentialité et de discrétion
Les membres des IPR et des IPT, ainsi que ceux des instances paritaires visées à l’article 16, et les collaborateurs et tiers mentionnés à l’article 7, sont tenus au respect de la confidentialité des débats et à une obligation de discrétion concernant les informations portées à leur connaissance dans le cadre de leurs fonctions.
Article 12 – Rôle et attributions des instances paritaires
Les instances paritaires sont associées à l’élaboration du diagnostic territorial, veillent à l’application de la réglementation de l’assurance chômage et, en fonction des compétences dévolues par délibération du conseil d’administration, délibèrent et statuent sur les cas individuels visés par la loi et par le règlement de l’assurance chômage.
L’IPR, par l’intermédiaire de son président et de son vice-président notamment, coordonne l’activité des IPT situées dans le ressort territorial de la direction régionale afin d’assurer la cohérence de leurs actions et de leurs décisions.
12.1 – Consultation dans le cadre de la préparation de la programmation régionale
L’IPR est consultée sur la programmation des interventions de Pôle emploi au niveau territorial.
L’IPR est associée à l’élaboration du diagnostic territorial sur lequel Pôle emploi s’appuie pour engager les actions destinées à répondre aux besoins des demandeurs d’emploi et des entreprises. A cet effet, l’IPR bénéficie d’une présentation de ce diagnostic et d’une présentation régulière de toute étude ou analyse relative au marché du travail local, des travaux de contribution de Pôle emploi aux diagnostics territoriaux en lien avec la mise en œuvre des pactes régionaux d’investissement dans les compétences, et des conventions de partenariats liant Pôle emploi aux acteurs territoriaux de l’emploi et de la formation.
Dans ce cadre, l’IPR est, au moins deux fois par an :
- destinataire du résultat des indicateurs de la convention pluriannuelle tripartite susvisée et du tableau de bord des formations, déclinés au niveau régional,
- informée de l’évolution régionale du niveau des trop-perçus et des admissions en non-valeur et des effets, dans la région, des nouveaux dispositifs d’aide à l’emploi et d’indemnisation.
Chaque année, l’IPR est informée des travaux du médiateur national et régional.
Elle est en outre périodiquement informée des aménagements nécessaires de la programmation régionale compte tenu de la situation locale, du budget prévisionnel et des objectifs fixés à Pôle emploi par la convention pluriannuelle tripartite.
L’IPR peut solliciter les IPT de son ressort territorial, pour apporter leur appui et leurs connaissances des territoires, afin d’aider l’IPR à rendre son avis sur la programmation régionale des interventions de Pôle emploi.
L’IPR établit les liens nécessaires avec les autres structures paritaires régionales, notamment les associations Transition Pro et les opérateurs de compétences, afin de développer les échanges sur la formation et l’emploi des demandeurs d’emploi et sur la gestion des dispositifs favorisant leur reclassement.
Les membres de l’IPR bénéficient des informations nécessaires sur les études, indicateurs et analyses produites par la direction régionale, notamment en ce qui concerne les besoins en matière de recrutement, les résultats d’études sur les métiers en tension, ainsi que l’impact des aides à l’emploi ou à la formation.
12.2 – Veiller à la bonne application du règlement de l’assurance chômage
L’IPR veille à la bonne application des dispositions relatives au règlement de l’assurance chômage. A ce titre, les services de l'Unédic assurent, en complément de l’action des services de Pôle emploi, la formation et l'information des IPR pour leur permettre de mener cette mission à bonne fin.
12.2.1 – Interprétation de la réglementation
En cas de difficulté d'interprétation de la réglementation en matière d'assurance chômage, l’IPR peut, en tant que de besoin, s'adresser aux services techniques de l'Unédic, qui communiquent leur réponse au directeur général et au directeur régional de Pôle emploi.
12.2.2 – Application de la réglementation
Afin de permettre aux membres de l’IPR d’assurer leur mission de veille, le directeur régional de Pôle emploi les informe régulièrement des évolutions de la réglementation d’assurance chômage et de leur mise en œuvre opérationnelle. Il leur transmet notamment les statistiques et les données relatives à l’indemnisation des demandeurs d’emploi.
L’IPR peut demander au directeur régional de Pôle emploi tout audit ou toute information complémentaire, statistique ou d’ordre opérationnel, qu’elle estime nécessaire pour l’accomplissement de cette mission et pour mieux appréhender les difficultés d’emploi et orienter de manière plus efficace les propositions de formation ou d’utilisation des aides à l’emploi.
L’IPR peut, de sa propre initiative ou à la demande de l’IPT, saisir le directeur régional de toute difficulté qui apparaîtrait concernant l’application de la réglementation de l’assurance chômage. Si, après une saisine écrite du directeur régional, la difficulté persiste, l’IPR peut, dans les conditions de quorum et de majorité requises aux articles 8 et 9 du présent règlement, exercer un rôle d’alerte auprès de l’Unédic. L’IPR en informe simultanément le directeur général et le directeur régional de Pôle emploi.
Toutefois :
- lorsqu’une question relative à l’application du règlement de l’assurance chômage relève de la compétence nationale ou régionale de Pôle emploi services, l’instance paritaire spécifique visée à l’article 16.1 du présent règlement saisit le directeur de Pôle emploi services ;
- lorsqu’une question relative à l’application du règlement de l’assurance chômage est afférente à une mission confiée à Pôle emploi services par le directeur général à la demande d’une direction régionale, l’IPR de cette direction régionale saisit le directeur de Pôle emploi services.
12.2.3 – Evaluation et évolution de la règlementation
Qu'ils aient trait à l'interprétation ou à l'application de la réglementation, les constats effectués et les difficultés identifiées par les instances paritaires sont formalisés par l’IPR et consolidés au niveau national par les services de l'Unédic pour alimenter le rapport semestriel relatif à la réglementation présenté par l'Unédic.
12.3 – Statuer sur les cas soumis à un examen des circonstances de l’espèce
Les instances paritaires sont compétentes pour statuer dans les cas visés par la loi, le règlement d’assurance chômage et les délibérations prises par le conseil d’administration de Pôle emploi au regard des décisions prises par les instances de l’Unédic.
Les instances paritaires doivent être en mesure d’examiner les dossiers dans les meilleurs délais et disposer d’un temps suffisant pour apprécier la situation individuelle au cas par cas, compte tenu des circonstances de l’espèce. L’organisation et le rythme des réunions doivent permettre de répondre à ces objectifs.
12.3.1 - Examen par l’instance paritaire compétente
Les dossiers devant être transmis pour examen approfondi et décision à l’instance paritaire compétente, l’IPR ou l’IPT selon le cas, sont, pour les demandeurs d’emploi, présentés de manière anonyme et ne comportent que leur numéro d’identification. Ils sont accompagnés de tous les éléments de fait permettant d’apprécier la situation individuelle des demandeurs d’emploi ou des entreprises concernés et font l’objet d’un examen au cas par cas.
Chaque cas est présenté individuellement par les services administratifs de Pôle emploi sur la base, a minima, des éléments suivants : la fiche d’information complétée des précisions apportées par le requérant, présentes à son dossier ou connues des services de Pôle emploi et qui sont susceptibles d’expliciter sa situation particulière.
Lorsqu’il y a lieu à examen par l’instance paritaire d’un cas individuel relatif à une mission confiée à Pôle emploi services par le directeur général à la demande d’une direction régionale, dans tous les cas, l’instance paritaire de cette direction régionale demeure compétente pour statuer.
Si le requérant demande à être entendu par un rapporteur, le directeur régional désigne un agent en qualité de rapporteur. Celui-ci ne peut être ni le conseiller référent, ni l’initiateur du dossier du requérant.
Les décisions prises par l’instance paritaire sont enregistrées dans le système d’information au cours ou à l’issue de la réunion de cette instance. Après contrôle, le président signe la délibération actant ces décisions.
12.3.2 - Instances paritaires territoriales
Sur proposition de l’IPR, lorsque le nombre de cas individuels à traiter ou que l’éloignement géographique le justifie, le conseil d’administration de Pôle emploi peut décider de créer, au sein de l’IPR, une ou plusieurs IPT dont la compétence géographique peut couvrir soit tout ou partie d’un département, soit plusieurs départements au sein d’une même direction régionale de Pôle emploi.
L’IPT, qui exerce ses missions en coordination avec l’IPR, délibère et statue, dans la limite de son périmètre géographique, sur les cas individuels soumis à un examen des circonstances de l’espèce prévus par le règlement d’assurance chômage et les instances de l’Unédic.
Le président et le vice-président de l’IPR sont informés du calendrier des réunions de l’instance paritaire territoriale ; ils sont destinataires de l’ordre du jour de celles-ci. L’IPR, notamment son président et son vice-président, s'assure du respect des modalités de saisine, du respect des conditions d’examen des dossiers et, enfin, de la cohérence des positions et décisions prises par les différentes instances paritaires territoriales de son ressort.
Afin de permettre à l’IPR et à l’IPT de suivre l’activité des IPT situées dans la même direction régionale, le directeur régional communique à l’IPR et à l’IPT, lors de chaque réunion, le nombre de décisions prononcées par celles-ci en précisant la répartition par type de cas. Ces indications figurent au procès-verbal de l’IPR.
Par ailleurs, l’IPR procède systématiquement, de façon aléatoire, à un contrôle a posteriori approfondi de 5 à 15 %, et dans la limite de 400 dossiers par an, selon la demande de l’IPR, des dossiers examinés par l’instance paritaire territoriale. Ces contrôles doivent couvrir l’ensemble des situations et du territoire. L’IPR peut indiquer à l’IPT quelle est sa position à l’égard de tel ou tel type de cas et préciser en outre les orientations qui devraient guider, à l’avenir, l’examen des dossiers. En début de mandature l’IPR peut, si elle en exprime le besoin, déterminer les types de dossiers sur lesquels elle souhaite effectuer un contrôle spécifique. En fonction des résultats de ces contrôles l’IPR peut réajuster sa demande.
Une réunion annuelle de l’ensemble des membres des instances paritaires d’une même direction régionale est organisée à l’initiative du président et du vice-président de l’IPR. L’organisation de cette rencontre est assurée par la direction régionale. La direction générale de Pôle emploi et les services de l’Unédic peuvent être associés à cette réunion. A cette occasion, il est procédé à un échange sur le périmètre des missions des instances paritaires et plus précisément :
- sur la base des conclusions des contrôles approfondis et spécifiques visés à l’alinéa précédent afin de favoriser l’émergence et la diffusion de bonnes pratiques,
- sur la contribution des instances paritaires à l’élaboration du diagnostic territorial,
- sur la veille relative à l’application de la règlementation d’assurance chômage.
En cas d'incapacité à composer ou à faire fonctionner une instance paritaire territoriale, ses missions et attributions sont exercées, par décision de l’IPR, soit dans le cadre de la mutualisation des dossiers, à titre exceptionnel, par une ou plusieurs autres instances paritaires territoriales de la région, si elles existent, soit par l’IPR elle-même.
12.3.3 – Délégations confiées à Pôle emploi
Les services administratifs de Pôle emploi notifient les décisions prises par l’instance paritaire, s’il y a lieu, au requérant. Ces décisions donnent lieu à l’établissement d’un relevé de décisions signé par le président et le vice-président et sont conservées au secrétariat de l’instance paritaire.
Dans les cas et selon les conditions définies par le bureau de l’Unédic et acceptés par le conseil d’administration de Pôle emploi, les services administratifs de Pôle emploi rendent directement les décisions qui ne peuvent alors être remises en cause par les instances paritaires.
Afin de permettre à l’IPR d’analyser a posteriori les situations rencontrées, le directeur régional communique à l’IPR, lors de chaque réunion, le nombre de décisions prononcées par les services de Pôle emploi en précisant la répartition par type de cas. Ces indications figurent au procès-verbal de la réunion de l’IPR.
Par ailleurs, l’IPR procède systématiquement, de façon aléatoire, à un contrôle a posteriori approfondi de 5 à 15 %, et dans la limite de 400 dossiers par an, selon le souhait de l’IPR, des dossiers examinés par les services administratifs de Pôle emploi au titre du deuxième alinéa du présent paragraphe 12.3.3. Ces contrôles doivent couvrir l’ensemble des situations et du territoire. L’IPR peut indiquer au directeur régional quelle est sa position à l’égard de tel ou tel type de cas et préciser en outre les orientations qui devraient guider, à l’avenir, l’examen des dossiers.
12.4 – Participer aux comités de pilotage prévus à l’article 22 de l’accord national interprofessionnel du 8 décembre 2014 relatif au contrat de sécurisation professionnelle
Les IPR, pour chaque comité de pilotage régional, les IPR et le cas échéant les IPT, pour chaque comité opérationnel mis en place localement, désignent, parmi leurs membres titulaires ou suppléants, cinq membres représentant les employeurs et cinq membres représentant les salariés dans les mêmes conditions que celles prévues à l’article 2, premier alinéa, du présent règlement intérieur.
Dans ce cadre, chacune des organisations d’employeurs doit être représentée. Cette représentation des partenaires sociaux peut être limitée à un représentant par collège sur décision prise à l’unanimité de l’IPR.
Pour chaque représentant, un suppléant, chargé de le remplacer en cas d’empêchement, est désigné dans des conditions identiques.
L’article 10 du présent règlement intérieur est applicable aux membres composant les comités de pilotage. Toutefois, les dispositions des deuxième et troisième alinéas de l’article 10 précité ne sont applicables aux membres suppléants des comités de pilotage et comités opérationnels mis en place localement qu’en l’absence des membres titulaires.
12.5 – Bilan annuel de l’activité des instances paritaires
L’IPR élabore un bilan annuel de son activité qui, notamment :
- porte sur la mise en œuvre de l’article 46 bis du règlement de l’assurance chômage et sur les contrôles a posteriori des décisions prises par les services administratifs de Pôle emploi par délégation et par les IPT. Pour l’élaboration de ce rapport, l’IPR dispose du tableau de bord trimestriel des décisions prises dans le cadre de l’article 46 bis du règlement de l’assurance chômage établi par région, par département et par type de cas ;
- recense ses observations dans le cadre de sa mission de veille sur l’application de la réglementation d’assurance chômage.
A la suite de sa présentation à l’IPR, en début d’année, ce rapport est transmis à la direction générale de Pôle emploi et à la direction générale de l’Unédic. Il est présenté à chaque IPT au cours de l’une de ses réunions.
Article 13 – Avis – Délibérations – Procès-verbaux
13.1 – Avis et délibérations
Les avis et délibérations de l’instance paritaire sont signés par le président de séance et, après approbation, numérotés. Ils sont notifiés, s’il y a lieu, par le directeur régional ou son délégataire.
13.2 – Procès-verbaux
Un procès-verbal des débats est établi après chaque séance de l’instance paritaire. Ce procès-verbal, qui relate d’une manière objective ce qui a été dit au cours des débats ayant trait à l’accomplissement par l’instance paritaire de ses missions, ne devient définitif qu’après approbation par les membres de l’instance paritaire à la séance suivante.
Les procès-verbaux définitifs, signés par le président, sont envoyés à chaque membre titulaire et suppléant de l’instance paritaire, au directeur régional de Pôle emploi et, s’agissant des procès-verbaux des réunions de l’IPR, au préfet de région.
Les procès-verbaux définitifs, accompagnés des documents remis et/ou étudiés en séance auxquels ils se réfèrent, à l’exception des documents relatifs aux cas individuels visés à l’article 12.3, sont adressés au président du conseil d’administration et au directeur général de Pôle emploi, ainsi qu’au président, vice-président et directeur général de l’Unédic.
Les procès-verbaux définitifs sont transmis sous forme dématérialisée à l’adresse électronique indiquée par chacun, pour ce qui le concerne.
Article 14 – Carence de l’IPR
En cas d’absence de désignation des représentants d’une ou plusieurs organisations syndicales d’employeurs ou de salariés ne permettant pas à l’IPR de fonctionner dans le cadre législatif et réglementaire imparti, les missions et attributions de l’IPR sont suspendues jusqu’à l’obtention des désignations permettant d’atteindre le quorum prévu à l’article 8 du présent règlement intérieur.
Dans ce cas, le directeur régional de Pôle emploi, sous la responsabilité et le contrôle d'une commission ad hoc du conseil d’administration de Pôle emploi, assure temporairement l’ensemble des missions et attributions dévolues à l’IPR.
Cette commission ad hoc est constituée par les membres du conseil d'administration de Pôle emploi désignés par les organisations syndicales d'employeurs et de salariés représentatives au plan national et interprofessionnel.
Article 15 – Moyens et secrétariat de l’instance paritaire
La direction régionale de Pôle emploi met, autant que de besoin, à la disposition de l’instance paritaire l’ensemble des moyens nécessaires à l’exercice de ses missions. Ces moyens comprennent, au minimum, la mise à disposition d’une salle de réunion et d’un bureau équipé du matériel bureautique, informatique et téléphonique nécessaire.
Le secrétariat de l’instance paritaire est assuré à la diligence du directeur régional de Pôle emploi, qui met à sa disposition le personnel nécessaire.
Les originaux des délibérations, et la version définitive des procès-verbaux sont conservés par le secrétariat de l’instance paritaire à la direction régionale de Pôle emploi.
Le secrétariat tient les procès-verbaux à la disposition des membres de l’instance paritaire. Les demandes de consultation sont adressées au secrétaire de l’instance paritaire, qui répond dans un délai de huit jours francs.
Article 16 – Dispositions particulières
16.1 – Cas spécifique de Pôle emploi services
Une instance paritaire spécifique est créée afin de délibérer et statuer sur les cas individuels visés à l’article 12 § 12.3 relevant des missions accomplies par Pôle emploi services.
Les dispositions du présent règlement intérieur applicables aux IPT et à leurs membres sont également applicables à l’instance paritaire spécifique à Pôle emploi services et à ses membres, de même que l’article 15.
Les membres de l’instance paritaire spécifique à Pôle emploi services doivent être domiciliés, ou à défaut exercer leur activité professionnelle, en région Ile-de-France.
16.2 – Cas spécifique de Saint-Pierre-et-Miquelon
Les missions et attributions visées aux paragraphes 12.1, 12.2 et 12.4 de l’article 12 du présent règlement intérieur sont exercées par une instance paritaire territoriale ad hoc. Les moyens nécessaires à cette instance pour assurer ses missions sont mis à sa disposition par le responsable local de Pôle emploi à Saint-Pierre-et-Miquelon.
Les missions et attributions visées au paragraphe 12.3 de l’article 12 du présent règlement sont exercées, au sein de Pôle emploi Normandie, par l’instance paritaire territoriale du Calvados, de la Manche et de l’Orne, au vu d’un avis préalablement demandé aux représentants désignés, au sein de l’instance paritaire territoriale ad hoc de Saint-Pierre-et-Miquelon, par les organisations nationales d’employeurs et de salariés visées à l’article 2 de ce règlement.
Sous réserve des dispositions du deuxième alinéa du présent article, le présent règlement intérieur est applicable à l’instance paritaire territoriale ad hoc.
16.3 – Cas spécifique de Monaco
Une instance paritaire spécifique est créée au sein de l’IPR Provence-Alpes-Côte d’Azur pour le département des Alpes-Maritimes afin de satisfaire aux engagements réciproques souscrits entre le Gouvernement de la République française et le Gouvernement de la Principauté de Monaco. Cette instance :
- délibère et statue sur les cas individuels, relevant du département des Alpes-Maritimes et de Monaco, visés à l’article 12 § 12.3 du présent règlement ;
- apprécie le caractère réel et sérieux du projet professionnel des salariés monégasques qui envisagent de démissionner.
Cette instance comprend cinq membres représentant les salariés désignés par les unions régionales syndicales de salariés représentatives au plan national et interprofessionnel et un membre représentant l'Union des syndicats de Monaco ainsi que cinq membres représentant des employeurs désignés par les unions régionales syndicales d’employeurs représentatives au plan national et interprofessionnel et un membre représentant de la Fédération des entreprises monégasques, soit, au total, douze membres.
Par dérogation à l’article 8, paragraphe 1, cette instance paritaire spécifique ne peut valablement délibérer que si au moins quatre membres de chaque collège sont présents.
Le présent règlement intérieur est applicable à cette instance paritaire spécifique, à l’exception des paragraphes 12.1, 12.2 de l’article 12 et de l’article 14.
Article 17 – Entrée en vigueur et modification
Le présent règlement intérieur entrera en vigueur le lendemain de sa publication au Bulletin officiel de Pôle emploi.
Afin de faire évoluer ce présent règlement, les IPR peuvent transmettre au conseil d’administration de Pôle emploi des demandes d’amendements. Le règlement des instances paritaires ne peut être modifié que par une nouvelle délibération du conseil d’administration.
Un exemplaire du règlement intérieur est adressé, par un envoi dématérialisé, à chaque membre, titulaire ou suppléant, des instances paritaires et aux membres des instances paritaires spécifiques instituées à l’article 16 du présent règlement.
Chaque nouveau membre en est également destinataire. Un exemplaire du présent règlement est mis à disposition au cours de chaque réunion de l’instance.
