Certification de l’identité du demandeur d’emploi

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Partie 1. La certification de l’identité du demandeur d’emploi

La certification de l’identité du demandeur et de son numéro d’identification au répertoire national d'identification des personnes physiques (RNIPP) est un acte obligatoire inclus dans le processus de traitement de la demande d’allocations. Cette certification s’effectue dans le cadre de la réception du demandeur d’emploi et également en back office. L’inscription sur la liste des demandeurs d’emploi requiert la présence physique et la présentation d’une pièce d’identité.

Ainsi, à l’exception du cas où le demandeur peut bénéficier de l’inscription simplifiée (hypothèse ou situation dans laquelle la personne demande son inscription moins de six mois après avoir cessé d’être inscrite ou après avoir été radiée de la liste des demandeurs d’emploi), la personne recherchant un emploi et qui demande son inscription doit se présenter personnellement et physiquement auprès des services de Pôle emploi ou de la mairie de son domicile dans les localités où Pôle emploi n’est pas établi.

Cette exigence de présentation personnelle répond à plusieurs objectifs dont notamment :

► La nécessité de contrôler l’identité du demandeur d’emploi
► La nécessité de vérifier la validité les titres de séjour et autorisations de travail des ressortissants étrangers. En effet, l’article L. 5411-4 du code du travail énonce que « lors de l’inscription d’une personne étrangère sur la liste des demandeurs d’emploi, Pôle emploi vérifie la validité de ses titres de séjour et de travail ». Il convient de rappeler que l’omission de contrôle des justificatifs d’identité et de travail des ressortissants étrangers par Pôle emploi peut être constitutif, dans le cas de l’inscription d’un étranger en situation irrégulière, du délit d’aide au séjour irrégulier et pourrait aboutir à l’engagement de la responsabilité pénale de Pôle emploi.

Lors de la recherche d’un individu la saisie par identifiant ou par les données d’état-civil de l’individu est proposée : elle est élargie sur toute la base nationale des individus (BNI) (périmètre national, toutes populations y compris les « épurés » et salariés).

1.1 Processus de la demande certification

Afin de fiabiliser la recherche d’approchant et d’automatiser au maximum les rapprochements avec la CNAV (Caisse nationale d'assurance vieillesse) pour les traitements de la certification des identités, la saisie du NIR (numéro d’inscription au répertoire) sur la base du numéro de sécurité sociale est très fortement conseillée.

Si un message informant que ce NIR existe déjà apparaît ou que la liste de l’approchant fait apparaître que l’individu est déjà connu ou en doublon, il y a lieu - selon les cas et votre organisation :

- de le sélectionner dans la liste s’il s’agit du même individu,
- de signaler l’existence de plusieurs identifiants pour le même individu à votre référent
- de signaler à votre référent tout cas d’attribution du NIR de l’intéressé à une tierce personne

Après la transmission automatique de l’identité du demandeur à la CNAV :

► si l’identité transmise est égale à l’identité connue de la CNAV, la certification est automatique (VC)
► si l’identité transmise est non trouvée ou si les informations envoyées sont insuffisantes pour distinguer des approchants, la réponse « négative » de la CNAV est enregistrée et l’identité n’est pas certifiée. L’individu a un statut « en échec de certification » (EC)
► si l’identité de l’individu retournée ne répond pas aux critères d’acceptation automatique, la réponse « positive » de la CNAV est proposée à l’agent. L’individu a un statut « en attente de traitement » (AC)
► si la réponse proposée pas la CNAV ne correspond pas à l’individu, l’agent refuse la proposition ce qui positionne l’individu « en refus de certification » (RC)

Les informations fournies par la CNAV sont considérées comme fiables et en tout cas partagées par tous les organismes de la protection sociale.
La base de données de la CNAV est alimentée à partir des copies d’actes de l’état civil transmis par la mairie, les autorités consulaires et diplomatiques.

La réponse de la CNAV à une demande de certification n’est qu’une proposition d’approchant.
Elle intervient dans les 72 heures après la demande transmise par Pôle emploi. Elle ne doit donc pas être acceptée systématiquement mais peut être refusée, y compris dans le cas de doublon sur NIR à solutionner.

1.2. Conséquence de la certification

Pour tous les individus certifiés dans la BNI un abonnement aux modifications d’identité auprès de la CNAV permet de recevoir, au fil de l’eau, toutes les modifications officielles de leur état civil ou du NIR.
On pourra alors minimiser les interventions utilisateurs sur les identités.

1.3. Cas où la certification n’est pas possible

Echec de certification ou proposition de certification qui ne correspond pas à l’individu :

  • Demandeurs d’asile
  • Individu en cours d’immatriculation
  • Certaines catégories de travailleurs saisonniers d’origine étrangère pour lesquels les pièces nécessaires à l’immatriculation n’ont pu être produites.

Un refus de certification n’est pas une fin en soi. Elle signifie que les informations envoyées à la CNAV n’ont pas permis de trouver la bonne personne → si l’individu ne fait pas partie des catégories pour lesquelles la certification n’est pas possible ; notamment s’il est né en France ; il faut impérativement compléter/modifier les données d’identité et/ou le NIR pour renvoyer une demande de certification.

A l’issue du rapprochement, l’acceptation de la certification de l’identité peut entraîner la modification des données saisies par le conseiller Pôle emploi ou le demandeur sur le Web.

Si une suspicion de fraude est constatée lors de l’examen des situations, le dossier doit être transmis à la prévention des fraudes selon la procédure en vigueur dans chaque région.

En principe les cas qui nécessitent un traitement sont proposés à l’agent au moment de l’acte d’inscription en présence physique du demandeur ou sont traités dans le cadre de la gestion globale du compte à l’occasion d’un contact physique ou téléphonique avec le demandeur.

Ainsi, outre des informations retranscrites sur l’écran d’« Echange CNAV » (éléments d’identités transmis, actuellement en BNI et de réponse de la CNAV) on dispose des éléments en possession du demandeur à l’accueil et de ceux que l’on peut recueillir verbalement.

Partie 2. La base nationale individu (BNI)

2.1. Définition

Intégrée aux applications informatiques Aladin, Dude, Guso et Aude, la base nationale des individus (BNI) regroupe dans un annuaire unique, accessible à tous, les données d’identification de tous les clients (personnes physiques), quel que soit leur pôle emploi de rattachement. Elle offre ainsi de multiples avantages en termes de recherche, d’identification, d’inscription et de transfert de dossier.

► La BNI regroupe, en une seule base les données d’identification, l’ensemble des individus rattachés aux Pôle emploi régionaux : un accès unique (Aude) à des données de meilleure qualité pour plus de 24 millions de dossiers, sans doublon. Accessible en consultation par tous, chaque dossier retrace l’historique du demandeur d’emploi dans les différentes régions (transferts)

► Au-delà de la mise à disposition des informations d’identification par la BNI, il n’y a pas de changement dans la gestion administrative et technique d’un dossier. Le traitement est réalisé au sein de la région de rattachement qui possède les données de gestion.

Chaque individu a été installé dans la BNI sur la base des données disponibles les plus récentes correspondant à sa dernière région de rattachement. Ses différents passages en régions sont matérialisés par des « tranches de vie » liées à ses périodes de présence dans chaque Pôle emploi.

2.2. Le rapprochement des données

- ETT (entreprises de travail temporaire), CAF (Caisse d’allocation familiale), CRAM (Caisse régionale d’assurance maladie), CNAV (Caisse nationale d’assurance vieillesse), AGIRC (Association générale des institutions de retraite des cadres), ARRCO (Association pour le régime de retraite complémentaire des salariés), GUSO (Guichet unique du spectacle occasionnel)….. Les échanges avec les organismes tiers sont facilités et optimisés. Ils permettent notamment de prévenir les doubles indemnisations entre les sites de Pôle emploi, ou entre CAF et Pôle emploi….

- Des rapprochements internes sont également menés, notamment dans le cadre du projet « Authentification des données » conduit par la direction de la prévention de la lutte contre la fraude.

- Enfin, des projets de Pôle emploi comme la dématérialisation des attestations employeurs, le traitement des déclarations préalables à l’embauche (DPAE) nécessitent, pour être possibles et fiables, que les données d’identité des demandeurs d’emploi clients soient certaines.

- Le RNCPS (répertoire national commun de la protection sociale) s’appui uniquement sur l’identité certifiée.

En facilitant et en fiabilisant le processus de recherche d’identification, d’inscription et de transfert de dossier, le dispositif est au service de la performance de nos activités et d’un meilleur confort au poste de travail : accès national direct à l’ensemble des données d’identification d’un dossier, fiabilité des traitements et des échanges, détection des présomptions de fraudes en cas d’inscription dans plusieurs zones géographiques par exemple.

Partie 3. Le répertoire national commun de la protection sociale (RNCPS)

Le répertoire national commun de la protection sociale (RNCPS) est un répertoire relatif aux assurés sociaux et aux bénéficiaires des prestations servies par les organismes chargés de la gestion d’un régime obligatoire de sécurité sociale, aux caisses assurant le service de congés payés, aux caisses de retraite complémentaires ainsi qu’à Pôle emploi.

Les organismes qui alimentent le RNCPS sont :

  • Les organismes chargés de la gestion d'un régime obligatoire de sécurité sociale
  • Les caisses assurant le service des congés payés
  • Les caisses de retraite complémentaires
  • Pôle emploi

Les organismes autorisés à consulter RNCPS sont :

  • Les organismes contributeurs cités ci-dessus
  • Les collectivités territoriales
  • Le CLEISS (Centre des liaisons européennes et internationales de sécurité sociale)
  • L'Agence centrale des organismes de sécurité sociale (ACOSS)

3.1. Population visée

1. L’ensemble des individus qui perçoivent des prestations versées au titre de l’une des différentes branches de la protection sociale citées dans la loi.

2. Les simples cotisants non prestataires n’ont pas vocation à être connus du répertoire

3. La gestion de l’identification est adossée au système national de gestion des identifiants (SNGI)

La loi précise que le NIR est l’identifiant utilisé pour permettre, entre autres, une mise en œuvre rapide ; la certification des identités, et donc du NIR, est un pré-requis à l’alimentation du RNCPS. Aussi, il convient d’être attentif au traitement des attentes de certification des populations « priorisées RNCPS » à plus de 30 jours qui doivent dans l’idéal être résiduelles.

3.2. Contenu du répertoire

Pour un individu donné, chaque organisme doit fournir :

1. Des données individuelles :

- NIR, et/ou données d’état civil, l’adresse que l’individu a donnée à l’organisme pour le versement des prestations

2. Des données de rattachement :

- Les informations de début et éventuellement de fin de rattachement « géré par Pôle emploi monsieur XX depuis le JJ/MM/AA (et éventuellement jusqu’au JJ/MM/AA) » qui seront conservées 5 ans

Les données RNCPS sont accessibles par un portail dédié à tous les organismes de protection sociale (EOPPS) qui l’alimentent.

Partie 4. Le portail EOPPS (Espace des organismes partenaires de la protection sociale)

Pour les utilisateurs de la protection sociale, le RNCPS est consultable via le portail EOPPS géré par la CNAV. L’accès au répertoire est réservé aux agents dûment habilités. Les demandes d’habilitations se font par la procédure habituelle (fiche gala).

Le point d’entrée s’effectue via le lien « Portail EOPPS CNAV » dans l’onglet « Autres » du bureau métier.

Les services proposés dans ce cadre sont les suivants :

- Identification assuré : ce service permet d’effectuer une demande d’identification d’un individu. Sont affichées les informations trouvées sur les fichiers du système national de gestion des identifiants (SNGI) géré par la CNAV

- Consultation RNCPS : ce service permet de connaître les prestations perçues auprès des organismes dits « contributeurs » ; c'est-à-dire chargés de la gestion d’un régime obligatoire de la sécurité sociale, des caisses assurant le service des congés payés et de Pôle emploi.

! Les services diffèrent selon l’habilitation de l’utilisateur.

Partie 5. Les bonnes pratiques pour la certification de l’identité

5.1. A l’identification

► NIR :
- A demander et à saisir SYSTEMATIQUEMENT
- Si NIR déjà présent dans le système d’information, vérifier s’il s’agit de la même personne :

Si OUI ⇒ reprendre l’identifiant existant et procéder au transfert
Si NON ⇒ noter le NIR pour traitement du doublon sur NIR en back office

► Porter une attention particulière à l’orthographe de toutes zones saisissables

► Prénom composé (ne pas saisir d’abrégé comme jpierre mais bien saisir jean-pierre)
NB : bien différencier les prénoms composés (ex : Jean-Pierre) des doubles prénoms (ex : Jean Pierre)
Prénoms composés supérieurs à 13 caractères : il est préférable de ne pas « coller » le ou les initiales d’un prénom avec l’autre prénom.
Ex : Exemple : Marie-Christine = KO 14 caractères => Mchristine ne sera pas retrouvé par la CNAV alors que M Christine, M-Christine, Marie-Christin, Marie Christin, seront reconnus par la CNAV.
► Pour les femmes, bien demander le nom de naissance et le nom marital (pour bien les différencier et ne pas les inverser dans le SI)

► Attention aux inversions de nom/prénom

► Le lieu de naissance doit être complet et correctement orthographié avec le libellé précis de la commune.
Particularité des demandeurs d’emploi nés sur la commune de PARIS : lors d'une demande lorsque PARIS est positionné dans la zone ville, le résultat identification peut être non trouvé. Aussi nous vous préconisons cette solution : lorsque la ville de naissance est égale à PARIS et que le code INSEE est égal à 75, ne plus saisir l'information sur la ville.

5.2. A l’inscription

► Traiter l’échange CNAV si celui-ci est proposé

► A l’issue du traitement de l’échange ou si l’identité est déjà certifiée (pas d’échange à traiter), vérifier et photocopier la pièce d’identité et la carte vitale, et compléter ou modifier la saisie (NIR, orthographe des nom/prénoms, libellé du lieu de naissance)

Pour rappel, l’accord d’application n°13 prévoit que :

Les demandeurs d’emploi dont les pièces d'état civil portent mention uniquement de l'année de naissance, sans mois ni quantième, sont réputés être nés le 31 décembre, pour l'application des dispositions du règlement annexé à la convention du 6 mai 2011 relative à l’aide au retour à l’emploi et à l’indemnisation du chômage, des annexes et des accords d’application, qui supposent que soit connu de manière précise l'âge du demandeur d’emploi.

Toutefois, les demandeurs d’emploi de nationalité grecque ou turque sont considérés nés le 1er juillet si leur mois de naissance est inconnu. Si seuls l’année et le mois de naissance sont connus, ces personnes sont considérées être nées le 1er jour du mois de leur naissance.

► Quand la date de naissance spécifiée sur la pièce d'identité ne comporte pas de jour et/ou de mois de naissance, la date de naissance est dite "présumée" et doit être saisie dans le SI avec la valeur P ;
Quand la date de naissance est complète, elle est considérée comme "réelle" et doit être saisie dans le SI avec la valeur R ;

► Attention à l’inversion des nom/prénom, nom naissance/nom marital, présence d’un seul nom pour une femme mariée (il s’agit peut être de son nom marital en lieu et place de son nom de naissance qui est le seul connu de la CNAV), aux codes sexes erronés

En situation d’inscription en cas de doute nécessitant une analyse ou un traitement complémentaire (doublon NIR dans une autre région par exemple), photocopier les pièces et transmettre en back office avec les compléments éventuels recueillis et pouvant faciliter le traitement.

Dans certain cas, il peut être nécessaire de traiter la situation avant de valider l’inscription afin d’éviter la création d’un doublon.

Dans tous les cas, si des doutes persistent sur la similitude des identités ; il faut entamer des investigations :

► revenir aux pièces présentes au dossier
► contacter le demandeur d’emploi pour obtenir des informations (appel téléphonique)
► demander éventuellement la carte vitale absente du dossier.
La carte vitale peut être demandée par la fonction MK24 sur l’action d’envoi ou de retour de DAL (demande d’allocation) (Menu Référentiel Fonctions Allocataire/ Suivi/ Dossier/ Envoi Info)

L’accès au dossier de l’individu est réalisé à partir de l’onglet « Identification » et en saisissant le n°identifiant dans la zone « Identifiant Pôle emploi ».

Rappel du processus d’inscription :

Après avoir cliqué sur le bouton « Identifier » l’applicatif vérifie l’état de certification de l’identité de l’individu.

Si le statut de certification de l’identité suite à l’échange de données réalisé avec la CNAV à l’issue de l’identification est :

  • en attente de traitement manuel de certification (AC)
  • en échec de certification (EC)
  • en attente de traitement manuel d’un retour d’abonnement aux modifications officielles d’identité (A)

l’écran de traitement des échanges CNAV est proposé à l’agent.

La lecture de l’écran informe l’agent : des données actuelles de la BNI, celles transmises à la CNAV et la réponse éventuelle de la CNAV quand celle-ci a trouvé un seul individu qui semble correspondre.
Il dispose également des documents d’identité et éventuellement de la carte vitale de l’intéressé et peut également l’interroger pour une précision utile.

En fonction de l’analyse de tous ces éléments l’agent doit :

- « Accepter » si la réponse de la CNAV correspond à la même personne physique. Il informe éventuellement le demandeur sur l’utilisation par Pôle emploi de son identité officielle partagée par tous les organismes de la protection sociale dans son intérêt pour la validation de ses trimestres ou l’attribution des points gratuits en vue de la retraite.
Cela implique qu’il ne peut par exemple pas choisir son prénom d’usage ou un surnom.
Pour mémoire, il existe la possibilité (à titre exceptionnel) d’utiliser un nom pseudonymique.

- « Refuser » si la réponse de la CNAV ne correspond pas à la même personne physique. Dans ce cas il doit penser à l’issue de l’inscription à corriger (ou compléter éventuellement) les données d’identification (NIR, orthographe du nom, prénom, date et lieu de naissance) afin de générer une nouvelle demande de certification.

- « Continuer » si un doute persiste quant au rapprochement à effectuer, le conseillé peut poursuivre le traitement de l’inscription, le rapprochement sera traité en back office et une attente de certification (AC) sera créée.

5.3. En back office

► Si présence de 2 identifiants pour un même individu :

- Repérer le demandeur d’emploi à conserver
- Transmettre en back office pour MAFU (fonction permettant la fusion de deux identifiants) à effectuer
- En cas de transfert à effectuer entre les deux identifiants fusionnés, faire une demande à la DSI (DSMS) pour demande de transfert via la fonction MATR

► Si NIR déjà existant au moment de la saisie à l’identification :

- Si même individu, se reporter au point précédent
- Si pas le même individu et identité du doublon non certifiée, faire régresser son NIR sous Aude pour les demandeurs d’emploi épurés et demandeurs d’emploi salariés, contact avec autre pôle emploi concerné pour qu’il mette à jour son demandeur d’emploi
- S’il ne s’agit pas du même individu et que l’identité doublon est certifiée, il faut effectuer un entretien physique pour consultation des pièces d’identité et de la carte vitale.

5.4. Lors du traitement des attentes

Le traitement des échanges proposés par la CNAV peut être traité également par les attentes. Elles permettent de retrouver tous les demandeurs en :

► Attente de certification, ou d’abonnement
► Echec de certification ou d’abonnement
► Refus de certification

Celles-ci sont regroupées et traitées via Aude ; le traitement est équivalent au traitement effectué en accueil. Le point d’entrée est dans Aude sous « Activités et Pilotage », Dossiers à traiter.

Partie 6. Contestation de l’identité certifiée

6.1. Quand un individu conteste son identité certifiée

Quand un individu est certifié ou abonné aux modifications d’identité de la CNAV les données certifiées (nom de naissance, prénom, date de naissance, lieu de naissance, NIR) ne sont plus modifiables que par les agents DSI.

► Vérifier les informations envoyées à la CNAV à partir des données présentes sur la pièce d’identité et/ou la carte vitale

► Si mise à jour impossible demander la correction par un agent DGA-SI par le biais d’un DSMS

- En cas de contestation des nom/prénom usuels (utilisation sur les courriers d’un nom/prénom qui n’est pas celui figurant sur les papiers officiels), ne pas remettre en cause la certification mais utiliser le pseudonyme (qui prend la place des « nom + prénom »)

- Si les données renvoyées par la CNAV ne correspondent pas à celles figurant sur la pièce d’identité présentée, l’individu peut s’adresser à un autre organisme de protection sociale (CAF, CPAM, …) pour demander la mise en conformité de son identité afin d’initier une procédure de litige
Dans la mesure où l’on est certain qu’il s’agit de la même personne (NIR identique notamment) : il est recommandé d’accepter la proposition de certification et d’utiliser le pseudonyme le temps que la modification de l’identité soit faite.

A savoir : le nom saisi dans le pseudonyme ne participe pas à la recherche d’approchant

Partie 7. La procédure de litige

Avant, de mettre en œuvre une procédure de litige, il est impératif de s’assurer que l’origine de la non-conformité de l’état civil ne résulte pas d’un rapprochement de deux identités connues dans le système d’information d’Aladin à tort. (MAFU à tort, fusion par transfert à tort, rapprochement CNAV à tort, etc.)

- Si Pôle emploi est à l’origine du problème, la procédure actuelle de demande de correction par un DSMS (mot clé = CNAV) doit être effectuée.

- Si la CNAV est à l’origine du problème, une procédure de litige doit être mise en œuvre auprès de l’Institut national de la statistique et des études économiques (INSEE) ou du Service administratif national d'immatriculation des assurés nés hors métropole et dans les territoires d'Outre Mer (SANDIA)

7.1. Définition

La procédure de litige consiste à modifier une ou plusieurs données rattachées à un ou plusieurs états civils. En cas de litige avec l’assuré, il revient aux seuls organismes de prendre contact avec l’INSEE. Les assurés ne doivent pas contacter l’Insee directement.

Deux organismes :

L’Insee est responsable de la tenue du Répertoire national d’identification des personnes physiques (RNIPP) dans sa totalité. Il gère lui-même la population née en France métropolitaine, dans un DOM, Saint-Pierre-et-Miquelon, Saint-Martin et Saint-Barthélemy.

Il délègue à la CNAV (SANDIA) depuis 1988, la gestion de la partie du RNIPP concernant la population née à l’étranger, dans un territoire d’outre-mer (TOM) ou dans les collectivités d’outre-mer (COM) : Polynésie Française, Wallis et Futuna et la Nouvelle-Calédonie.

- L’INSEE gère et est habilité à rectifier l’état civil des personnes nées en France métropolitaine, dans un DOM, à Saint-Pierre-et-Miquelon, Saint-Martin et Saint-Barthélemy, la procédure de litige est intitulée MET-DOM+COM 97

- Le SANDIA gère et est habilité à rectifier l’état civil des personnes nées à l’étranger, dans un territoire d’outre-mer (TOM) ou dans les collectivités d’outre-mer (COM) : Polynésie Française, Wallis et Futuna et la Nouvelle-Calédonie, la procédure de litige est intitulée SHF-COM 98

7.2. Quand doit-on faire une demande de litige pour la section France (MET- DOM + COM 97) ?

Cette procédure doit être mise en œuvre pour les demandeurs nés en :

- France métropolitaine
- Guadeloupe
- Martinique
- Réunion
- Guyane française
- Saint-Pierre-et-Miquelon
- Saint-Martin
- Saint-Barthélemy
- Mayotte (uniquement pour les personnes nées à compter du 01/07/2011)

Pôle emploi possède des justificatifs, notamment un extrait d’acte de naissance, prouvant la remise en cause du répertoire Insee, dans les cas suivants :

- l’état civil est incorrect ou incomplet
- l’individu possède deux états civils certifiés dans le répertoire (2 NIR - 1 personne)
- deux individus correspondent à un seul état civil (1 NIR - 2 personnes)

7.3. Pièces acceptées pour le règlement d’un litige

Le niveau de la divergence détermine le niveau de la pièce d’état civil à fournir ; le tableau suivant donne la correspondance entre la nature de la divergence et le type de pièce demandée. La pièce doit être conforme aux registres de l’état civil français. Les cas nécessitant la copie intégrale d’un acte de naissance avec mention(s) en marge sont restreints et il faut veiller à ne la demander que dans ces cas précis en sollicitant cette pièce auprès de l’intéressé.

Nature de la divergence

Type de pièce demandée

Le jour de naissance est erroné
Le nom de famille est mal orthographié ou légèrement erroné
Le prénom est mal orthographié
Le sexe est erroné

Le livret de famille à jour
Carte nationale d’identité ou passeport en cours de validité
Carte d’ancien combattant
Carte d’invalide civil ou de guerre
Extrait ou copie d’acte de naissance si la personne en dispose sans faire de démarche

Le nom est différent
Un des prénoms est différent
L’ordre des prénoms est différent
Erreur sur l’année de naissance
Erreur sur le mois de naissance
Changement d’état civil suite à jugement (sexe, nom, etc.)

Copie intégrale de l’acte de naissance avec mention en marge (datant de moins de 3 mois), sauf les pour les personnes nées en Alsace Moselle de 1940 à 1945 pour lesquelles un extrait d’acte de naissance francisé est demandé

Toutes les divergences d’identification doivent faire l’objet d’une vérification à partir de la pièce d’état civil (PEC) de l’intéressé.

Toute demande de litige doit impérativement être correctement renseignée et accompagnée de la pièce justificative correspondant à la nature de la divergence.

Les actes de naissance doivent être conformes aux actes dressés sur les registres de l’état civil français. Les actes ou les copies de livret de famille étrangère ne sont pas acceptés pour modifier le répertoire.

7.4 . Quand doit-on faire une demande de litige SHF- COM 98 ?

Cette procédure doit être mise en œuvre pour les demandeurs nés :

- à l’étranger
- Territoire d’outre mer (Afrique et Terres Australes)
- Polynésie française
- Nouvelle Calédonie
- Wallis et Futuna
- Mayotte (uniquement pour les personnes nées avant le 01/07/2011)

L’utilisateur possède des justificatifs, notamment un extrait d’acte de naissance prouvant la remise en cause du répertoire, dans les cas suivants :

- l’état civil est incomplet ou incorrect
- l’état civil est incorrect sur les éléments du NIR ou du siècle
- une personne possède deux NIR au répertoire - (2 NIR - 1 identité)
- deux personnes correspondent à un seul état civil - (1 NIR - 2 identités)

7.5. Pièces acceptées pour le règlement d’un litige

La nature des pièces admises pour les mises à jour de l’état civil dépend de la teneur de la modification.

Les pièces d’identité recevables sont celles qui présentent le plus de sécurité, de préférence celles qui sont délivrées par les autorités françaises :

- Carte d’identité
- Passeport
- Titre de séjour étranger (incluant notamment la carte de séjour, la carte de séjour temporaire, la carte de résident, le certificat de résidence de ressortissant algérien)
- Visa long séjour valant titre de séjour
- Carte de ressortissant d’un état membre de l’UE (Union européenne) et de l’EEE (Espace économique européen)

7.5.1. S’il s’agit de faire rectifier une erreur matérielle suite à une opération d’immatriculation

- La pièce initiale qui a servi à cette immatriculation peut être utilisée pour faire rectifier l’erreur
- La copie intégrale de l’acte de naissance avec filiation (nom mal orthographié, ordre des noms ou prénoms, distinction entre homonymes, etc.).

Cette pièce est à privilégier en cas de litige, afin de régulariser la situation de façon définitive ou, du moins, indiscutable. Un document d’identité doit systématiquement être joint.

7.5.2 S’il s’agit d’une modification d’état civil officielle

- La copie intégrale de l’acte de naissance avec filiation et mentions marginales est nécessaire, accompagné(e) systématiquement d'un document d'identité.

7.5.3. S’il s’agit d’une modification d’état civil effectuée à la suite d’une décision de justice (acquisition de la nationalité française : modification de nom, francisation des prénoms, changement de date de naissance, etc.)

- Le document produit doit comporter les 2 états civils (l’ancien et le nouveau), afin de déterminer qu’il s’agit bien de la même personne. Il convient donc d’adresser la copie intégrale de l’acte de naissance délivré par l’INSEE de Nantes faisant état de l’ancienne et de la nouvelle identité. Il doit être systématiquement accompagné d’un document d’identité ainsi que la copie de la décision de justice.

7.6. Quelle est la procédure à appliquer ?

L’envoi vers l’INSEE et le SANDIA des demandes de litiges est provisoirement centralisé auprès de la direction générale afin d’en évaluer le volume et d’analyser les motifs et les anomalies rencontrées.

Dans l’objectif de limiter les envois intempestifs, la direction des Opérations préconise la centralisation des demandes auprès d’un service appui en région qui soit en mesure d’écarter toute demande ne relevant pas d’une procédure de litige.

Toute demande doit impérativement être correctement renseignée et accompagnée des pièces justificatives :

  • Compléter la fiche de liaison
  • Joindre impérativement les copies lisibles en format A4 de :

1) la pièce d’identité
2) la carte vitale
3) les pièces exigées par l’Insee/Sandia correspondant à la nature de la divergence

Toute demande incomplète ou présentée sur un imprimé non conforme vous sera retournée.

La directrice générale adjointe
en charge des opérations,
Florence Dumontier

Rectificatif
Consulter le rectificatif publié au BOPE n°2012-86 du 28 août 2012.


Information complémentaire

Modifiée par l'instruction n°2014-45 du 4 juin 2014 relative à la vérification de l’identité des demandeurs d’emploi et photocopie des pièces, publiée au BOPE n°2014-62 du 18 juin 2014.